Inbox Zero oder in drei Schritten zum leeren E-Mail-Posteingang

Vor ein paar Tagen bin ich über den Begriff „Inbox Zero“ gestolpert. Der Autor beschreibt in dem Artikel, wie er mit dieser Methode seine E-Mails in den Griff bekommt. Etwas beschämt habe ich daraufhin in meine virtuellen Posteingang geschaut und gemerkt, dass sich dort über die Jahr mehr als 4000 Nachrichten angesammelt hatten. In Worten: Viertausend. Schande über mich! Also beschloss ich, dass „Inbox Zero“ genau das Richtige für mich ist.

Zuerst einmal musste ich aber klären, was es mit dem mysteriösen „Inbox Zero“ auf sich hat. Die Antwort ist etwas ernüchternd. Erfunden wurde die Bezeichnung von Organisationsguru Merlin Mann, der auch den „Hipster PDA“ ins Leben gerufen hat: Ein paar Karteikarten, zusammengehalten mit einer Papierklammer. Ich weiß nicht, ob Mr Mann seine Organisationstipps wirklich ernst meint oder ob er sich damit über den allgegenwärtigen Optimierungs- und Zeitmanagement-Wahn lustig macht. Vielleicht ist es ein bisschen von beidem. Jedenfalls besagt die „Inbox Zero“-Methode nichts anderes, als dass man seinen Posteingang schön leer hält, indem man Mails entweder beantwortet oder löscht. Und das regelmäßig. Kein Geheimrezept, keine Abkürzungen, lediglich ein bisschen gesunder Menschenverstand. Allerdings schön detailliert beschrieben, was es natürlich viel komplizierter aussehen lässt, als es eigentlich ist.

Deshalb kommt jetzt hier meine vereinfachte Version von „Inbox Zero“. Dazu muss ich sagen, dass ich nicht an E-Mails ersticke. Ich bekomme vielleicht 20 Stück am Tag, viele davon automatische Benachrichtigungen und Newsletter, die wenigsten muss ich beantworten. Trotzdem haben sich die schon erwähnten 4000 Mails angesammelt. Der Grund: Eine Mischung aus Faulheit und Unentschlossenheit.

Mit diesen drei Schritten möchte ich das zukünftig in den Griff bekommen:

  1. Durchsehen und entscheiden: Ich gehe alle meine E-Mails durch und entscheide sofort, was ich mit ihnen tue. Fragen beantworte ich möglichst sofort, Unwichtiges lösche ich. Informationen, die später noch wichtig werden könnten, verschiebe ich in spezielle Ordner (nicht zu viele, dann verschiebt man nur das gesamte Problem). Bis dato habe ich mich immer auf die Suchfunktion in Outlook verlassen. Finde ich noch immer praktischer, als für jeden noch so unwichtigen Bereich einen eigenen Ordner anzulegen.
  2. Löschen: Das macht Spaß! Einen Posteingang habe ich einfach komplett gelöscht. 1170 Mails auf einmal weg. Was älter als ein Jahr ist, braucht man meistens eh nicht mehr.
  3. Wiederholen: Täglich, am besten zu einer festen Uhrzeit. Ich versuche es mal mit Morgens.

Übrigens lohnt es sich ungemein, sich einmal die Zeit zu nehmen und alle Newsletter abzubestellen, die man eh nicht liest. Und natürlich sehr wählerisch mit neuen Newslettern und Benachrichtigungsfunktionen zu sein.

Was sind eure Tricks gegen einen überfüllten Posteingang? Und wie oft guckt ihr in eure E-Mails?

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11 Kommentare

  1. Oh ja, Newsletter. Ich habe in letzter Zeit sehr viele abbestellt. Das hat ungemein befreit.

    Posteingang frei halten ist schwer, irgendwie bin ich nicht konsequent genug. Da muss ich noch mal in mich gehen, danke für die Anregungen!

    lg
    Maria

  2. Die Ideen so sein Postfach sauber zu halten ist gar nicht mal schlecht.

    Ich bin auch gerade dabei mein Postfach aufzuräumen. Aktuell sind es über 240000 ungelesen Nachrichten. Gelesene werden es auch nicht gerade wenig sein. Was sich nicht alles in 7 Jahren ansammelt 😉

    Die Tipps sind gut, da kann ich auf jeden Fall etwas mitnehmen. Danke!

  3. Liebe Pia, ganz wichtig ist auch, die Mails auf dem Server zu löschen. Entweder im Mailprogramm (thunderbird etc.) die Einstellungen so machen, dass beim Löschen die Nachrichten auch gleich auf dem Server gelöscht werden. Oder aber direkt beim Server (web.de, Googlemail, 1und1.de zum Beispiel löschen (dazu sollte man seine Passwörter kennen 😉 ).
    Ich bekomme gelegentlich bei privaten Mails den Vermerk „unzustellbar“, weil beim Adressaten das Postfach voll ist …

  4. Erst dachte ich: wow, 4000 Emails im Postfach. Dann aber der Gedanke, dass mein Archiviersystem auch nicht unbedingt besser ist. Ich habe nie mehr als 20 Emails im Postfach, doch ich archivere ‚gerne‘ Newsletter, die ich ’später‘ lesen will in Ordnern. Die Gefahr dabei ist tatsächlich, dass man das Problem nicht löst sondern schlicht verschiebt. Ich lösche daher einmal monatlich diesen Newsletter Ordner und gehe das Rissiko ein einen lebensverändernden Artikel zu verpassen 😉
    Ich finde es schwer, mein Email checken zu begrenzen und tue es viel öfter als ich möchte. Schaust Du wirklich nur einmal am Tag (morgens) in Deine Mails? Das fände ich bewundernwert. Wie machst Du das mit Deinen beruflichen Emails?

    • PiaMester

      Hallo Frau L.

      Ich versuche es, nur morgens in meine Mails zu gucken. Meistens klappt es dann doch nicht. Aber das mit dem Löschen schaffe ich schon ganz gut. Meine beruflichen Mails und meine privaten unterteile ich eigentlich nicht, landen eh alle in einem Postfach.

      LG
      Pia

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