Das einzig wahre Produktivitäts-Tool

Ausgefeilte To-Do-Listen, teure Apps und Software, ein perfekt strukturierter Kalender – vergiss alle diese Produktivitäts-Tools. Du musst nämlich nur eine einzige Sache befolgen, um viel geschafft zu bekommen.

Konzentriere dich auf eine Sache!

Und das ist so verdammt schwer! Ich kenne mich. Und ja, ich bin schwach. Höchstwahrscheinlich leide ich unter einer leichten Form der FOMO, der Fear of missing out (zu Deutsch: Die Angst, etwas zu verpassen). Es sind nicht die Weltnachrichten, die interessieren mich schon lange nicht mehr so wirklich. Das ist wie mit Fernsehserien: Sobald man den Anschluss verpasst hat, wendet man sich davon ab. Es ist einfach zu Mühsam, wieder auf den neuesten Stand zu kommen. Jahrelang habe ich „Greys Anatomy“ geliebt. Nachdem ich eine Staffel verpasst habe, schalte ich immer weg. Ich weiß ja gar nicht mehr, wer grad mit wem was hat und welche Probleme und Tragödien gerade aktuell sind. Nein, mein FOMO bezieht sich eher auf Facebook oder Twitter. Immer, wenn ich mich dabei erwische, wie ich hungrig nach Neuigkeiten die Timeline runterscrolle, schäme ich mich. Ich springe von einem Link zum nächsten und vergesse dabei die Zeit.

Deshalb schaffe ich auch so wenig, wenn ich „nur mal kurz“ ins Internet gehen will. Das Einzige, was dagegen hilft: Das Internet ausstellen. Wenn das nicht geht: Alle Tabs schließen. Es gibt Programme, die das für einen erledigen. Ich mach es lieber manuell. Denn: Meine einzige erfolgreiche Strategie ist die Selbstüberlistung (hilft auch gegen den Schweinehund).

Und dann, wenn die Ablenkung weg ist, läuft es. Singletasking ist alles. Ja, es schlägt jedes andere Produktivitäts-Tool um Längen. Denn jedes gedankliche Umschwenken auf eine andere Aufgabe oder einen neuen Reiz, kostet Zeit. Das Gehirn muss sich erst einmal warmlaufen, bevor wir es auf Hochtouren drehen können.

Ich habe gemerkt: Konzentration auf eine Sache hilft bei vielen organisatorischen Fragen:

To-Do-Listen: Wachsen gerne exponentiell. Je weniger man schafft, desto länger werden sie. Statt nun ausgefeiltes Listen-Management zu betreiben, solltest du dich einfach hinsetzen und einen Punkt nach dem anderen abarbeiten. Die wichtigen zuerst, die unwichtigen zuletzt oder gar nicht. Um herauszufinden, welche die wichtigen Aufgaben sind, hilft ein Trick: Wenn sie dir besonders viel Spaß machen oder du sie besonders fürchtest und immer wieder vor die herschiebst, sind sie wichtig. Leidenschaft oder Steuererklärung. Alles dazwischen ist nur Füllmaterial.

Termine: Verteile deine Termine nicht wild über die Woche, sondern schaffe Zeitblöcke. Leg zu Beispiel alle deine Arzttermine auf einen Tag. Sofern du es bestimmen kannst, erledige alle notwendigen Anrufe an einem Stück. Plane Termine bei Kunden so, dass du sie alle hintereinander erledigen kannst. Oder organisiere deine Tage nach Themen: Am Montag kümmerst du dich nur um Aufgabe X, am Dienstag dann um Aufgabe Y.

Ziele: Immer wieder wird empfohlen, große Ziele in viele kleine Ziele zu unterteilen. Und so denken wir uns fleißig Jahres-, Monats-, Wochen- und sogar Tagesziele aus. Wenn wir sie nicht erreichen, fühlen wir uns als Verlierer. Anstatt auf das Ziel konzentriere dich lieber auf den Weg. Um bei dem Bild zu bleiben: Sie beim Gehen auf deine Füße, damit du nicht stolperst. Schaffe dir ein System aus vielen kleinen Handlungen, um Großes zu erreichen. Ziemlich gut erklärt wird das Ganze hier.

Projekte: Auch hier gilt: Eines nach dem anderen. So zwingst du dich, etwas abzuschließen. Es ist fast unmöglich, nicht an offene Projekte zu denken. Dein Gehirn beschäftigt sich weiter damit, auch wenn du es für dich abgehakt hast. Es spukt dir im Kopf herum und blockiert die kleinen grauen Zellen, die eigentlich an einer anderen Aufgabe arbeiten sollten. Deshalb: Schließ Projekte immer ab. Das kann auch bedeuten, dass du sie aufgibst. Bring Projekte schnell zu Ende, kümmere dich nicht um Perfektion. Gut genug ist wirklich gut genug. Falls du sie noch  nicht kennst, halte dir die 80/20-Regel immer vor Augen (hier ist ein toller Beitrag dazu).

Der Arbeitstag sieht bei jedem Menschen anders aus. Ob du an einer Maschine arbeitest, an der frischen Luft oder an einem Computer, halbtags, Nachtschicht, oft auf Montage, Stay-at-Home-Mum bist oder Geschäftsführer, selbstständig oder angestellt, mit Menschen zu tun hast oder nur mit Dokumenten – versuche, dich zu jedem Zeitpunkt nur auf eine Sache zu konzentrieren. Am besten auf das Wesentliche. Oder wie Leo Babauta sagt: Mach eine Sache gut. Der Rest ergibt sich dann. (Bei Zenmonkey.de findest du alle Zenhabits-Texte auf Deutsch.)

Welche Erfahrungen hast du mit Konzentration und Single-Tasking gemacht? Was lenkt dich immer wieder ab und wie gehst du damit um? Verrate mir deine Tricks in den Kommentaren!

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16 Kommentare

  1. FOMO 🙂 Kante ich noch nicht, den Ausdruck. Aber die Symptome schon. Mir hift dann auch nur selber aus dem Teufelskreis raus zwingen. Und wenn sich der aufgebrachte Schweinehund dann nach ein paar Minuten beruhigt hat, merkt er auch, dass ‚wirklich Wichtiges‘ auch bfriedigenn und dann auch Spaß machen kann.
    Die Terminblöcke und Thementage sind etwas, was ich immer wieder aus den Augen verliere, obwohl ich weiß, dass es mir eigentlich besser damit gehen würde. Will ich noch mal forcien.
    Zenmonkey kannte ich noch nich, klasse, Danke für den Tipp und vor allem die Erinnerungen!

    • PiaMester

      Hallo Sunray,

      Themenblöcke bringen wirklich was, habe ich festgestellt. Zum Beispiel bei Besorgungen, die erledige meistens alle in einem Rutsch. Oder bei gewissen Aufgaben (Buchhaltung, ich hasse sie), da ist es weniger schlimm, wenn man alles auf einmal macht, als immer wieder ein bisschen.

      LG
      Pia

  2. Ich habe mir bewusst einen kleineren Kalender zugelegt, damit ich nicht mehr so viel Platz für Aufgaben je Tag habe.

    Da ich viel am Computer arbeite ist da natürlich immer Ablenkung, besonders wenn es um Recherche im Internet geht. Deshalb beschränke ich die Zeiten, an denen ich am Rechner sitze, damit ich mich auf die Aufgabe konzentrieren muss, weil sonst nicht mehr am Rechner arbeiten „darf“. Ich hoffe, das versteht man irgendwie. 😀

    • PiaMester

      Hallo Philipp,

      Ich versteh das 😉 Manchmal schreibe ich mit der Hand in einen Block, so total analog, dann lenkt mich auch nichts ab. Aber weil das so unpraktisch ist im Gegensatz zum Tippen, weiß ich meinen Computer danach wieder mehr zu schätzen.

      LG
      Pia

  3. Die Sache mit den Themenblöcken ist echt gut. Praktiziere ich auch und zwar mit Erfolg. Nur das mit den Projekten, die nie gleichzeitig laufen sollten, krieg ich nicht hin. Hat man ja auch nicht immer in der Hand. Da kommt einfach oft eines zum anderen . . . und schon wird es zuviel.

    • PiaMester

      Stimmt, manchmal hat man das nicht in der Hand. Dann helfen vielleicht Themenblöcke.

  4. Hallo Pia!

    Ich habe auch Fomo – deshalb lese ich ja grad auch Deinen Beitrag von Anfang Dezember. Bin gerade dabei meinen Feed von BL aufzuarbeiten 😉

    Schöner Beitrag, danke!

    lg
    Maria

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